外構見積もりを断る際、自宅図面の破棄を依頼してもいい？個人情報の取り扱いと注意点

見積もりをお断りする場合、自宅図面の破棄を依頼しても問題ないでしょうか？

見積もりを取ってお断りする場合、自宅図面の破棄を依頼してもよいものなのでしょうか。先方からは特に案内がなかったのですが、個人情報が含まれる資料なので取り扱いが気になっています。

庭ファンからの回答

結論から申し上げますと、見積もりをお断りする際に図面の破棄を依頼することは全く問題ありません。

ご自宅の敷地図面や建物の配置図などは、立派な個人情報が含まれる資料です。検討の結果、契約に至らなかった業者に対して、預けた資料の破棄や返却を求めるのは施主様として当然の権利といえます。

ただし、実務上の注意点として、先方の業者から特にリアクションがない場合も多く、そのまま資料が保管され続けてしまうケースが多々あります。業者側が悪意を持って保管しているわけではなく、お断りの連絡を受けたあとの事務処理として、明確な指示がない限りそのまま放置されてしまうことがあるためです。

そのため、もし確実に破棄してほしいと考えている場合は、お断りの連絡を入れる際に「お預けした図面や資料については、個人情報保護の観点から破棄をお願いします」とはっきりと意思表示をすることが非常に大事です。

見積もりを断る際は少し気まずい思いをされるかもしれませんが、ご自身の個人情報を守るための大切な手続きです。丁寧な口調で伝えれば角が立つこともありませんので、安心してお申し出ください。また何かお困りごとがあれば、いつでもご相談をお待ちしております。